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Tech­ni­sche Uni­ver­sität Ber­lin - Zen­trale Uni­ver­si­täts­ver­wal­tung - Abt.I Stu­die­ren­den­ser­vice/ Refe­rat IA - Stu­die­ren­den­se­kre­ta­riat

Bei der Technischen Universität Berlin ist/sind folgende Stelle/n zu besetzen:

Koordinator*in im Servicebereich Master - Entgeltgruppe 9b TV-L Berliner Hochschulen - 50 % Arbeitszeit - Beschäftigte*r (d/m/w)

Die Eingruppierung erfolgt in der angegebenen Entgeltgruppe, wenn alle persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen vorliegen.

Das Studierendensekretariat ist als zentrale Service- und Verwaltungseinheit der TU Berlin zuständig für alle Formalitäten, die mit der Aufnahme und Durchführung des Studiums in Zusammenhang stehen. Zu den Kernaufgaben gehören die Organisation des Zulassungs- und Immatrikulationsverfahrens sowie die Betreuung der Studierenden in administrativen Belangen. In den beiden Servicebereichen Bachelor und Master, der Studierendenbuchhaltung sowie dem Studieninfoservice kümmern sich gut 55 Mitarbeiter*innen darum, den rund 35.000 Studierenden ein reibungsloses Studium zu ermöglichen.

Aufgabenbeschreibung:

  • Koordination von Bewerbungs-, Zulassungs- und Immatrikulationsverfahren nationaler und internationaler Studienbewerber*innen für Masterstudiengänge, Promovenden und Sonderprogramme
  • Kommunikation mit Fakultäten, insbesondere mit Prüfungsausschüssen und Auswahlkommissionen
  • Anleitung und inhaltliche Unterstützung der Sachbearbeiter*innen bei Fragen zu Bewerbungs, Zulassungs- und Immatrikulationsvorgängen
  • Beratung von Studieninteressierten, Bewerber*innen und Studierenden zu allen Fragen der Bewerbung, Zulassung, Immatrikulation und Studierendenverwaltung
  • Sachbearbeitung von Bewerbungs-, Zulassungs- und Immatrikulationsvorgängen mit besonderem Schwierigkeitsgrad

Erwartete Qualifikationen:

Für diese verantwortungsvollen Aufgaben suchen wir serviceorientierte Personen mit einem
guten Verständnis für Abläufe und Prozesse. Im Einzelnen:

  • Erfolgreich abgeschlossenes einschlägiges Hochschulstudium oder eine einschlägige abgeschlossene Berufsausbildung mit Abschluss des Verwaltungslehrgangs II oder eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung mit nachweisbaren einschlägigen Kenntnissen und Erfahrungen
  • Vorausgesetzt werden ferner sehr gute Kenntnisse der Verwaltungsabläufe an Hochschulen, bevorzugt der Zulassungsverfahren
  • Gute Deutschkenntnisse erforderlich; Bereitschaft, die fehlenden Sprachkenntnisse in Wort und Schrift zu erlernen
  • Aufgrund des hohen Anteils nicht-deutscher Bewerber*innen und Studierender sind sehr gute Englischkenntnisse notwendig
  • Sehr gute Kenntnisse der gängigen Office-Anwendungen sowie Erfahrung in der Anwendung von Campusmanagementsoftware bzw. die Bereitschaft zur schnellen Einarbeitung werden erwartet
  • Hohes Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Genauigkeit in der Aufgabenerfüllung, die Fähigkeit zur kooperativen und konstruktiven Arbeit im Team, Innovationskompetenz sowie eine hohe Belastbarkeit werden vorausgesetzt; idealerweise haben Sie ein offenes Wesen und souveränes Auftreten
  • Erfahrungen und Kenntnisse des einschlägigen Verwaltungsrechts
  • Kenntnisse der Bewerbungs-, Zulassungs- und Immatrikulationsverfahren sowie der Studierendenverwaltung an Hochschulen erwünscht
  • Wünschenswert ist Erfahrung im Umgang mit Publikumsverkehr
  • Die Beherrschung weiterer Fremdsprachen ist von Vorteil
  • Gute Anwenderkenntnisse im SAP und der Campusmanagementsoftware HIS-GX von Vorteil

Was wir Ihnen bieten:
Wir verlangen einiges von Ihnen? Im Gegenzug dürfen Sie aber auch von uns viel erwarten. Was Ihnen die TU Berlin als große öffentliche Arbeitgeberin bieten kann, das sehen Sie hier: https://www.tu.berlin/go802/
Und was erwartet Sie konkret im Studierendensekretariat? Wir sind ein diverses Team aus Kolleg*innen mit den unterschiedlichsten Hintergründen und allen Altersstufen. Sie können sich daher auf ein kollegiales und spannendes Miteinander freuen - zum Teil online und zum Teil in Präsenz. Gemeinsame Aktivitäten in den Teams und der ganzen Abteilung sind für uns ganz selbstverständlich, beispielsweise ein gemeinsamer Neujahrsauftakt, unser alljährliches Sommer-Minigolf-Turnier oder unsere regelmäßigen digitalen Coffee Blinddates. Genauso abwechslungsreich wie unser Team sind die Aufgaben, die Sie erwarten und bei denen Eigenverantwortung und Ermessensspielräume wichtig sind. Es geht nicht nur um „Dienst nach Vorschrift“ - Mitdenken ist ausdrücklich erwünscht. Denn auch in der Verwaltung können und wollen wir uns weiterentwickeln. Unsere Aufgabe ist verantwortungsvoll - mit unserer Arbeit ermöglichen wir jungen Menschen gutes Studieren. Damit tragen wir unseren Teil zum Fortschritt und zum Gemeinwohl im Land bei. Ganz entsprechend dem Motto der TU Berlin: Wir haben die Ideen für die Zukunft. Zum Nutzen der Gesellschaft.
Wenn auch Sie dazu beitragen möchten, dann freuen wir uns sehr über Ihre Bewerbung.

Hinweise zur Bewerbung:

Ihre Bewerbung richten Sie bitte unter Angabe der Kennziffer mit den üblichen Unterlagen ausschließlich digital per E-Mail (in einem zusammengefassten pdf-Dokument, max. 5 MB) an Jacqueline Angelé unter bewerbung@studsek.tu-berlin.de.

Mit der Abgabe einer Onlinebewerbung geben Sie als Bewerber*in Ihr Einverständnis, dass Ihre Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden. Wir weisen darauf hin, dass bei ungeschützter Übersendung Ihrer Bewerbung auf elektronischem Wege keine Gewähr für die Sicherheit übermittelter persönlicher Daten übernommen werden kann. Datenschutzrechtliche Hinweise zur Verarbeitung Ihrer Daten gem. DSGVO finden Sie auf der Webseite der Personalabteilung:
https://www.abt2-t.tu-berlin.de/menue/themen_a_z/datenschutzerklaerung/ oder Direktzugang: 214041.

Zur Wahrung der Chancengleichheit zwischen Frauen und Männern sind Bewerbungen von Frauen mit der jeweiligen Qualifikation ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die TU Berlin schätzt die Vielfalt ihrer Mitglieder und verfolgt die Ziele der Chancengleichheit.

Technische Universität Berlin - Die Präsidentin - Zentrale Universitätsverwaltung, Abt. I Studierendenservice, Referat IA - Studierendensekretariat, Frau Angelé, Sekr. IA, Straße des 17. Juni 135, 10623 Berlin